Om grip te krijgen op de registratie van thuiswerkdagen, woon-werkverkeer, dienstreizen en onregelmatigheidstoeslagen, koos Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid voor de dagboek applicatie van OrangeCubes. De implementatie vond plaats samen met die van AFAS en de organisatie is sinds januari 2025 live.
Efficiënter declareren
Voorheen was declareren omslachtig en tijdrovend, wat voor medewerkers en administratie veel werk opleverde. Met de inzet van de dagboek app kunnen medewerkers nu eenvoudig hun kilometers, thuiswerkdagen en meeruren registreren via een gebruiksvriendelijke omgeving, zowel mobiel als geïntegreerd in Insite.
Nicole Bezemer, Beleidsadviseur HRM bij Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid, vertelt over de samenwerking:
“OrangeCubes viel op door hun complete oplossing, AFAS-expertise en hun proactieve houding. Ze begrepen ons proces en wisten dit te vertalen naar een praktische oplossing die bij onze organisatie past."
Extra functionaliteit voor meeruren en onregelmatige diensten
In nauwe samenwerking ontwikkelden we specifieke functionaliteiten voor de registratie van meeruren en onregelmatige diensten. Nicole Bezemer licht toe:
“In samenwerking met OrangeCubes ontwikkelden we extra functionaliteit voor het automatisch boeken van meeruren en onregelmatige diensten. Hierdoor worden uren direct gekoppeld aan de juiste urensoorten. Cruciaal voor onze organisatie met veel onregelmatige werktijden.”
Implementatie samen met AFAS
De implementatie van de dagboek applicatie verliep parallel aan de livegang van AFAS, wat volgens Nicole een slimme keuze bleek:
“De combinatie van AFAS en de dagboek applicatie verliep soepel. Hoewel het een drukke periode was vanwege de AFAS-livegang, bleek het juist voordelig om alles in één beweging door te voeren. Na de implementatie hebben we wekelijks geëvalueerd om de puntjes op de i te zetten.”
Concrete impact van de dagboek applicatie
De dagboek applicatie van OrangeCubes heeft een duidelijke impact op de organisatie. Medewerkers, leidinggevenden, HR en finance hebben nu helder inzicht in mobiliteit, vergoedingen en inzet van personeel. Allemaal vanuit één systeem! Ook vrijwilligers kunnen eenvoudig hun reiskostendeclaraties indienen vanuit dezelfde applicatie.
Dankzij de automatische verwerking in AFAS en de gebruiksvriendelijke dagboek app is de administratieve belasting flink verminderd. Kleine aanpassingen aan de app worden zelfstandig uitgevoerd door functioneel beheer via het beheerportaal. Bij grotere wensen en vragen biedt OrangeCubes snel ondersteuning via de supportafdeling.